Pravidla ochrany osobních údajů

Základní pravidla postupů souvisejících se zpracováním osobních údajů samostatným advokátem

Čl. 1

1. Advokát JUDr. Miroslav Svoboda,  JUDr. Karla Makovcová Chlumská, JUDr. Michal Chrůma, PhD. a Mgr. Petra Hrušková (každý z uvedených advokátů dále jednotlivě jako „advokát“) v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“) provedl revizi vlastních postupů nakládání s osobními údaji během výkonu své advokátní praxe a jako výsledek jejich sumarizace tímto deklaruje základní pravidla postupů souvisejících se zpracováním osobních údajů.
2. Advokát zajišťuje dodržování těchto pravidel při zpracování osobních údajů jeho osobou, spolupracovníky a v případě dodavatelů-externích zpracovatelů osobních údajů má smluvně zajištěny záruky odpovídající ochrany dle čl. 28 GDPR.

Čl. 2

1. Advokát zpracovává osobní údaje výhradně v souladu s právními důvody stanovenými v čl. 6 GDPR, pouze v nezbytném rozsahu a po nezbytnou dobu. Účely zpracování osobních údajů a dobu jejich zpracování eviduje advokát pro jednotlivé agendy v záznamech o činnostech zpracování podle čl. 30 GDPR.
2. K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které s nimi potřebují nakládat při plnění svých úkolů a povinností pro advokáta. Tyto osoby zachovávají o osobních údajích, s nimiž se seznamují, mlčenlivost, tato povinnost je smluvně garantována.

Čl. 3

1. Advokát v souladu s předpisy o advokacii a obvyklými standardními zvyklostmi v oblasti advokacie garantuje příslušné zabezpečené zpracování osobních údajů a přijímá opatření k zabezpečení osobních údajů, a to zejména:

1. zajištění přítomnosti osoby uvedené v čl. 2 odst. 2 v prostorách, kde jsou zpracovávány osobní údaje, po dobu, kdy jsou tyto prostory přístupné jiným osobám, popřípadě uzamykání listin s osobními údaji, pokud osoba uvedená v čl. 2 odst. 2 není v této době přítomna,
2. uzamykání prostor, v nichž jsou uchovávány osobní údaje,
3. ochrana přístupu k výpočetní technice, jíž se zpracovávají osobní údaje, individuálními silnými hesly a ochrana těchto hesel před vyzrazením,
4. ochrana výpočetní techniky antivirovými programy; to platí také pro přenosná zařízení, pokud jsou pro ně takové programy běžně dostupné,
5. další vhodná opatření pro ochranu přenosné výpočetní techniky nebo přenosných úložišť dat (například neustálý dohled, zamčený přepravní obal, folie na displeji, zaheslování dat, osobní manipulace s úložištěm při kopírování dat do jiného přístroje),
6. zaheslování souborů s větším množstvím osobních údajů nebo se snadno zneužitelnými nebo citlivými osobními údaji v případě odesílání souboru e-mailem nebo jeho uložení na sdílené úložiště a v případě nutnosti předání těchto souborů sdělení hesla jiným komunikačním kanálem, než byly odeslány (telefon, sms).

2. Advokát dbá na řádné plnění povinností podle předpisů upravujících archivnictví, dodržuje zákonné lhůty pro ukládání dokumentů a archivaci, a dále včas a řádně provádí skartační řízení.

Čl. 4

1. Advokát naplňuje veškerá práva subjektů údajů. Vyřizování všech žádostí subjektů údajů je v souladu s předpisy o advokacii, tzn. nesmí být ohroženy zásady a principy výkonu advokacie, zejména povinnost mlčenlivosti vyplývající z § 21 zákona o advokacii a další povinnosti vyplývající ze zákona, etického kodexu a dalších kamerálních norem.
2. Advokát dále zejména:

1. vede záznamy o činnostech zpracování podle čl. 30 GDPR,
2. zajišťuje informování subjektů údajů podle čl. 12 až 14 GDPR.
3. naplňuje další práva subjektů údajů podle čl. 15 až 22 GDPR,
4. provádí ohlašování a oznámení porušení zabezpečení osobních údajů podle čl. 33 a 34 GDPR.

3. Návrhy záznamů, informací, vyřízení žádostí/stížností a ohlášení a oznámení podle odstavce 2 jsou uloženy u advokáta.
4. Subjekty údajů mohou svoje žádosti/stížnosti pro uplatnění práv popsaných v odstavci 2 uplatnit u advokáta, zejména zasláním prostřednictvím emailové adresy advokáta či písemně na sídlo advokáta.

Čl. 5

1. Advokát provedl analýzu rizik zpracování osobních údajů a přijal přiměřená technická a organizační opatření pro zabezpečení zpracování, jak jsou popsána výše. Analýza rizik obsahovala následující závěr: zpracování osobních údajů nepředstavují vysoká rizika pro práva a svobody dotčených subjektů údajů, a tedy není nutné vypracovat posouzení vlivu na ochranu osobních údajů („DPIA“).   
2. Advokát provedl posouzení zpracování OÚ z pohledu čl. 37 GDPR. Advokát nenaplňuje podmínky pro jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů (dále jen „DPO“) v souladu s recitálem 91 GDPR a nemá povinnost DPO jmenovat. DPO proto nebyl u advokáta jmenován.
3. Advokát kromě záznamů o činnostech zpracování dle čl. 30 GDPR vede evidenci případných souhlasů se zpracováním osobních údajů, pokud pro zpracování osobních údajů neexistuje jiný právní titul a evidenci případů porušení zabezpečení osobních údajů.
4. Advokát pravidelně, nejméně jednou ročně, vyhodnocuje plnění pravidel ochrany osobních údajů, vč. technických a organizačních opatření a přijímá opatření k nápravě, příp. dle potřeby aktualizuje interní dokumentaci související s ochranou osobních údajů.

Tato pravidla byla přijata 25. 5. 2018.

JUDr. Miroslav Svoboda
JUDr. Karla Makovcová Chlumská
JUDr. Michal Chrůma, PhD.
Mgr. Petra Hrušková

Práva osob, jejichž osobní údaje zpracováváme

Právo na přístup k osobním údajům znamená, že máte právo od správce – advokáta získat informace o tom, zda zpracovává Vaše osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány. Máte také právo, aby správce-advokát bez zbytečného odkladu opravil na Vaši žádost nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. Neúplné osobní údaje máte právo kdykoli doplnit.

Právo na výmaz osobních údajů představuje jinými slovy vyjádřenou povinnost správce – advokáta zlikvidovat osobní údaje, které o Vás zpracovává, pokud jsou splněny určité podmínky a Vy o to požádáte.

Máte právo, aby správce – advokát v určitých případech omezil zpracování Vašich osobních údajů. Proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech správce – advokáta, třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, máte právo kdykoli vznést námitku.

Právo na přenositelnost údajů Vám dává možnost získat osobní údaje, které jste správci poskytli, v běžném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje můžete následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, aby si je správci předali mezi sebou.

Právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů se neuplatní, jelikož Vaše osobní údaje jsou zpracovávány z důvodu plnění smlouvy s Vámi uzavřené, případně na základě jiného právního titulu, jímž ale není souhlas se zpracováním.

V případě, že budete jakkoli nespokojen se zpracováním svých osobních údajů prováděným správcem – advokátem, můžete podat stížnost přímo jemu, nebo se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Více informací o Vašich právech je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů. (https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276)

Zde si můžete stáhnout žádost uplatnění práv subjektu údajů a doručit jí osobně, poštou nebo emailem na naší adresu.